Die Situation ist in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich: Sie wissen, dass eine Archivierung der Geschäftsmail vorgeschrieben ist, scheuen aber den Aufwand, die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Unser Managed Service beseitigt das Dilemma und bietet Ihnen eMail-Archivierung auf die stressfreie Art. Wir erfüllen alle gesetzlichen Auflagen und verfügen über die nötige Infrastruktur, um Ihre Geschäftsmail 10 Jahre lang sicher, aber jederzeit wieder auffindbar archivieren zu können.

automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden eMails für 10 Jahre Spam und Viren werden vorab vom Dunkel Mail Security Service blockiert. Archivierung gemäß Vorgaben aus dem HGB und dem Bundesministerium für Finanzen Integritätssicherung mit Prüfsummen und signaturgesetzeskonformen Zeitstempeln fälschungssicherer Nachweis nicht eingegangener eMails Web Portal mit diversen Suchoptionen einschließlich Volltextsuche, auch für Anhänge Bereitstellung der geforderten Zugriffsmöglichkeiten im Rahmen einer Betriebsprüfung Archivierte eMails können bei Bedarf nochmals zugestellt werden. eMail-Archive können exportiert werden. redundante und geschützte Infrastruktur in besonders sicheren Rechenzentren in Frankfurt/Main mit 24x7 Überwachung sofort verfügbar, ohne Installations- und Wartungsaufwand

Der Gesetzesgeber verlangt von Unternehmen, dass sie auch ihre eMails gemäß den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Anforderungen mindestens 6 bzw. 10 Jahre lang archivieren. Diese Pflicht betrifft alle eMails, die in Bezug zu Handelsgeschäften stehen oder in irgendeiner Weise steuerrechtlich relevant sein könnten. Die Archivierung muss revisionssicher sein. Maßnahmen zur reinen Datensicherung wie regelmäßige Backups der Postfächer erfüllen diese Anforderung nicht, da die Integrität einer eMail zu diesem Zeitpunkt schon nicht mehr garantiert werden kann.

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit seinen Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) die Anforderungen an eine elektronische Archivierung von steuerlich relevanten eMails definiert. Demnach reicht es nicht aus, die betroffenen eMails in ausgedruckter Form oder in maschinell nicht lesbaren Formaten (z.B. PDF) zu archivieren.

Kriterien, die ein Archivierungssystem erfüllen muss:

• Jede eMail muss unveränderbar archiviert werden.
• Keine eMail darf im Archiv verloren gehen.
• Alle archivierten eMails müssen anhand eindeutiger Kriterien wiedergefunden und in der gleichen Form wieder angezeigt werden können.
• Ein Archiv muss auf eine neue Plattform migrierbar sein.
• Beim Zugriff auf das Archiv müssen datenschutzrechtliche und betriebliche Bestimmungen eingehalten werden.

eMail-Archivierung als Managed Service ist sofort verfügbar
Wir archivieren Ihre geschäftliche eMail-Korrespondenz gemäß den GDPdU-Anforderungen des Finanzministeriums. Unsere Infrastruktur erspart Ihnen eigene Investitionen und den Administrationsaufwand. Mit einer ganzen Reihe von Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten wir die jederzeit nachweisbare Integrität Ihrer eMails. Über unser Dunkel+ Web Portal haben Sie Zugriff auf Ihr Archiv, können nach eMails suchen und diese nochmals zustellen lassen.

Müssen wirklich alle eMails archiviert werden?
Wir archivieren verlustfrei alle ein- und ausgehenden eMail-Nachrichten. Für die meisten Unternehmen ist es wirtschaftlicher, die Geschäftsmail komplett zu archivieren, da nicht immer zweifelsfrei zwischen archivierungspflichtigen und nicht relevanten eMails unterschieden werden kann. Außerdem wird inzwischen ein Großteil der Geschäftskorrespondenz elektronisch abgewickelt, d.h. Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen usw. sowie für die Steuerprüfung relevante Dokumente werden meist per eMail versandt.

Unsere eMail-Archivierung ist eine Option zum Dunkel Mail Security Service und kann nur zusammen mit dem Spam- und Virenschutz für Ihre eingehende eMail beauftragt werden.